Előfordult már, hogy te magad szerveztél egy kisebb rendezvényt, vagy eseményt? Mennyire voltál elégedett vele a végén? Valószínű, hogy egészen mást láttál, és máshogy élted meg te, mint szervező, és egészen mást látott, máshogy élte meg ugyanazt az eseményt a résztvevő.

De miért fontos ez?

Amíg a Drogmentes Magyarországért Maraton ügyvezetője voltam, minden évben szerveztünk egy Bankettet, ahová meghívtuk a Védnököket, a támogatókat, a segítőket, a győztes iskolákat, olyan 150-200 embert stb.  Meglehetősen színes volt a program, zenei blokkokkal, vendég beszélőkkel, elismerések átadásával, összefoglaló videókkal.

Mivel ezeket mindig mi magunk szerveztük, jó sok előkészületi feladat volt vele. A technika, az ültetés, a több száz oklevél, a tárgyi nyeremények, a videók és fotók,  a vacsora, a szünet utáni pontos kezdés. Minden egyes Bankett után bőségesen szántunk rá időt, hogy kiértékeljük az estét. Sorba mentem a csapattagokon és mindenkitől megkérdeztem, szerinte mi volt az, amin változtatni kellene, amit legközelebb jobban kéne csinálni, és mi volt az, ami jó volt, és legközelebb ugyanígy kell csinálni.

Idővel rá kellett jönnöm valami igen fontosra.

Amikor szőrszálhasogató módon már az egészen kis apróságokat is megemlítettük, amin javítani akarunk, kezdett lecsúszni a morál és kezdtük úgy érezni, hogy ez a Bankett nem is sikerült olyan jól. Pedig a résztvevők kivétel nélkül nagyon elégedetten nyilatkoztak, kifejezetten jól érezték magukat, mosolyogva és elégedetten mentek el.

Ezért két részre szedtem a kiértékelést. Először megnéztük abból a szempontból, hogy hogyan érezték magukat a résztvevők, hány pontot adtak az estére a visszajelző lapokon stb. És aztán megnéztük mi magunk igen alaposan és szúrós szemmel vizsgálva meg az estét, hogy mit is lehetne jobban csinálni. Többnyire olyan dolgokat találtunk, amikből a közönség semmit nem vett észre, csak mi tudtuk, hogy lehetett volna jobban is csinálni.

Szóval azt javaslom, ha szerveztél egy találkozót, tájékoztatót stb., és azt kiértékeled, akkor nézd meg abból a szempontból, hogy hogy érezték magukat a vendégeid és nézd meg abból a szempontból, amit csak te látsz, hogy mit lehetne még javítani. Ne értékelj le egy jól sikerült eseményt csak azért, mert te látod, hogy mi mindent lehetett volna jobban csinálni. És ne dőlj hátra elégedetten csak azért, mert a vendégek elégedettek, miközben tudod, hogy egy csomó apró hiba és csúszás volt a háttérben, amit ha legközelebb nem javítasz ki, akkor gondod lesz belőle.

Ha érdekel, hogy hogyan lehet egy frappáns nyitással kezdeni egy programot, vedd meg és olvasd el a “99 nyitás” című könyvet!

https://sooszoltan.hu/99-nyitas-meetingekhez-beszedekhez-es-eloadasokhoz/